Повышаем эффективность сотрудников: стратегии мотивации персонала

Каждый владелец бизнеса стремится к развитию компании и увеличении ее прибыльности. Но за каждым успешным проектом стоит целая команда людей, ежедневно трудящихся на его благо. Рядовые сотрудники – это своеобразный фундамент, и чем он прочнее, тем лучше чувствует себя компания в целом. Однако не все руководители знают, какие качества эффективного сотрудника действительно важны для фирмы, как мотивировать коллектив и повышать производительность команды. Кто-то бросается в крайности – организует слишком жесткий контроль или отпускает команду в свободное плавание, применяет исключительно кнуты или пряники и пр. Как правило, подобный подход не приводит ни к чему хорошему. Если вас как руководителя, HR-менеджера или владельца бизнеса волнует проблема текучки кадров и низкой мотивации коллектива, то наш курс «Эффективные сотрудники» точно подойдет вам. Мы не дадим волшебной пилюли, но расскажем о действенной KPI-системе, которая поможет заметно улучшить результаты работы всей компании.

А в этой статье поговорим о причинах низкой эффективности рабочих, как оценивать производительность труда и что делать, когда результаты оказались не очень.

Кто такой эффективный сотрудник

Эффективный сотрудник – это человек, умеющий рационально распределять ресурсы и знающий, как достичь максимум результата за минимум усилий. То есть чем ниже «себестоимость» труда работника (чем меньше времени и сил он тратит на задачу), тем его эффективность выше, и наоборот. Вместе с этим термином используется понятие результативность – достижение целей при заранее заданных условиях. Под условиями подразумеваются конкретные ограничения, например, по времени. Эти понятия часто путают, однако отличие эффективности и результативности все же есть. Эффективность значит, что человек умеет правильно организовать рабочий процесс. Это о той самой формуле 20:80 – 20% усилий дают 80% результата, если только сам труд организован грамотно. Результативность же – это больше о стратегии, способности достигать промежуточных и конечных бизнес-целей. Профессиональный сотрудник, которого можно назвать ценным кадром, совмещает оба понятия, демонстрирует высокие показатели продуктивности.

Как повысить эффективность сотрудников

Если ответить несколькими словами, то организовать эффективную и результативную работу можно, обеспечив сотрудникам комфортные условия труда и мотивацию. Рассмотрим факторы, влияющие на эффективность сотрудников, подробнее, а также дадим советы по улучшению атмосферы в коллективе.

Обратная связь от руководства. А еще от клиентов, партнеров и других людей, с которыми человек взаимодействует на работе. Чем это полезно? Сотрудник видит, как его старания оценивают другие, отзывы руководителей, коллег и клиентов помогают понять ошибки и исправить их. В противном случае работник будет думать, что все хорошо, и продолжит трудиться с низкой эффективностью. Конструктивная критика и предложения помочь наладить рабочий процесс – это способ увеличить вовлеченность, возможность для сотрудника оценить свои умения и посмотреть на себя со стороны, чтобы стать лучше.
Стимулы для сотрудников. Здесь речь не только о финансовой мотивации, хотя премии и бонусы, несомненно, имеют место. Хвалите людей за хорошую работу. Официальное благодарственное письмо, небольшая награда перед всем коллективом, разрешение опоздать утром в понедельник или уйти раньше в пятницу – хорошие стимулы, повышающие энергичность и желание трудиться. Кроме того, можно выделить дополнительные отгулы или увеличить отпуск на несколько дней. Да, это тоже материальные блага, но они отлично работают на эффективность.
Сделайте работу интересной, мотивируйте сотрудников. Что такое мотивация? Это движитель, заставляющий человека вставать утром с кровати и идти в офис. Им могут быть не только и не столько деньги. Если у человека горят глаза, ему нравится то, что он делает, он понимает, что его труд ценят, он будет эффективным. Главное – вызвать желание работать, а не руководствоваться только необходимостью.
Поддерживайте хорошую атмосферу в коллективе. Организация эффективной работы персонала – это о доброжелательных отношениях в команде. Взаимопомощь, готовность помочь коллеге, даже когда у самого много дел, ощущение себя частью чего-то большего – только с такими подчиненными можно достичь высоких бизнес-результатов.

Кстати, о подчиненных и руководителях. Приведем один пример из практики.

«Проработала в одной компании несколько месяцев, уволилась из-за руководства. Это был начальник в самом нехорошем смысле. Строго контролировал время работы, при этом важно было само присутствие, а не выполненные задачи. Фактически запрещал нам общаться, разве что во время перерыва. В целом в офисе царила такая гнетущая атмосфера, что даже приличная зарплата не спасла. Сбежала и устроилась на аналогичную должность в другую фирму. Да, платили чуть меньше, зато это действительно команда. И не начальник, а хороший руководитель, который и сам не прочь посмеяться вместе с нами. Для себя сделала вывод, что рулит именно атмосфера в коллективе, а задает ее руководство».

5. Тимбилдинг – наше все. Построение команды, а именно так дословно переводится этот термин с английского, – одна из главных задач руководителя, если его интересуют активные работники, и он заботится об эффективности труда. Мы уже объяснили, как важна атмосфера и дружеские отношения в коллективе. Если вы еще не достигли того уровня, займитесь тимбилдингом прямо сейчас. Что входит в это понятие? Так можно описать совместные активности, направленные на формирование более дружеских и открытых, доверительных отношений между сотрудниками, сплачивание коллектива. Это могут быть тренинги, совместная поездка на конференцию, вылазка на природу и даже настольная игра в офисе. Главное, чтобы занятие было всем по душе.

6. Создайте условия для развития. Высокий профессионализм в работе – то, чего требуют все руководители. Но что вы сделали, чтобы сотрудник развивался и улучшал навыки? Например, вы можете создать базу знаний, предоставить обучающие материалы либо записывать желающих на курсы повышения квалификации. Единственный момент: нагрузка должна быть умеренной. Если у сотрудника 100500 задач ежедневно, а вы отправляете его на вечерние курсы в добровольно-принудительном порядке, не ждите высокой эффективности. Скорее всего, вы будете наблюдать на работе зомби, который уже забыл, когда в последний раз ездил к родителям и кормил ли кота, а в один чудесный момент он просто уволится. Не заставляйте людей дышать вашей работой, у них есть право на личную жизнь.

7. Организуйте простую коммуникацию между сотрудниками. В эпоху Telegram, Viber и других мессенджеров странно представить, что люди из одной компании могут общаться исключительно лично либо по электронной почте. Определите корпоративный мессенджер и создайте там групповой чат – коммуникация станет проще и быстрее.

8. Решите, ведете ли учет рабочего времени. В идеале в компании работают серьезные взрослые и психологически зрелые люди, а еще честные и мотивированные, поэтому они исправно выполняют все задачи, если нужно, задерживаются, следуют регламенту, для них главное – результат. Напомним, это в идеале. В реальности же везде бывают «халтурщики», которые не прочь прийти попозже и уйти пораньше. А задачи как-то сами должны выполняться. Чтобы не платить человеку за то, что он числится в компании, и отслеживать эффективность сотрудников, многие руководители ведут автоматизированный учет рабочего времени. Это может быть реализовано с помощью онлайн-сервиса либо физической карты. Только не советуем заводить журналы старого образца, где сотрудникам надо записываться самостоятельно. Ничего, кроме бюрократии, не выйдет.

9. Практикуйте удаленную работу, если специфика деятельности позволяет. Даже мировые корпорации во время пандемии доказали, что эффективность труда не страдает от того, что человек находится не в офисе, а дома. Если все, что надо для работы, – это компьютер и интернет, разрешайте сотрудникам работать удаленно, когда это требуется. Например, человек приболел или просто чувствует себя нехорошо. Да, он сможет доехать до офиса и даже работать, но при удаленном формате он не потратит время и энергию на дорогу, соответственно, и отдохнет, и выполнит задачи.

Во сколько обходится компаниям неэффективная работа?

А вы знали, что существуют экономические показатели эффективности работы персонала? Неправильно отлаженные процессы приводят к снижению прибыли и убыткам. Международная исследовательская и консалтинговая компания IDC провела исследование, показавшее, что ежегодно фирмы теряют в среднем до 30% выручки по причине низкой эффективности бизнеса. Кроме того, другое исследование показало, что только 40% рабочего дня люди тратят действительно на работу, остальные 60% «воруют» отвлекающие факторы. То есть более половины зарплаты вы платите просто так, к тому же страдает ваш бизнес. Не пора ли провести своеобразный аудит и поменять ситуацию?

Почему эффективные сотрудники превращаются в неэффективных

Как и в любых отношениях, в рабочих тоже виноваты обе стороны – и сам сотрудник, и руководитель. Что приводит к снижению эффективности работника:

Постоянные переработки. Это прямой путь к выгоранию, тогда нужен либо длительный отпуск, либо вообще смена профессии. В некоторых компаниях переработки служат мерилом старательности: если человек много времени посвящает работе, то он молодец. Но важнее соблюдение баланса между трудом и отдыхом, только так можно добиться от сотрудника настоящей эффективности.
Усиленный контроль. Если вы отслеживаете каждый шаг подчиненных и требуете от них подробнейшего отчета, не удивляйтесь, что дела вскоре пойдут не очень. Во-первых, такая отчетность отнимает время, во-вторых, вы заставляете коллектив чувствовать себя неловко.
Принцип «инициатива наказуема». Инициативность – весьма полезное и ценное качество работника, которое нередко играет с ним злую шутку. Если вы воспринимаете каждую идею человека как нравоучения, заставляете его реализовывать предложение в одиночку либо просто неадекватно реагируете, не ждите инициативности в следующий раз. И эффективности тоже.
Проблемы с обратной связью. Кто-то дает ее слишком много, а кто-то постоянно молчит. Кто-то излишне критикует, кто-то вообще не знает, как хвалить сотрудника. Человек должен понимать, в правильном ли направлении двигается, а для этого ему нужен адекватный и информативный фидбек от руководства.

Это только основные моменты, влияющие на эффективность труда. На самом деле факторов значительно больше, вплоть до комфорта рабочего места.

Как оценить эффективность сотрудника и бизнеса

Кто такой эффективный сотрудник, мы уже рассмотрели в самом начале. Эффективность бизнеса – это показатель его успешности и востребованности. Метрики будут разными в зависимости от сферы: себестоимость производства и рентабельность, LTV, цена привлечения клиента и его удержания, соотношение затрат на маркетинг и прибыли, другие показатели.

Оценить эффективность сотрудников немного проще. Например, важно не столько количество выполненной работы, сколько ее качество. Проанализируйте его и обсудите результат с подчиненными, возможно, вы найдете пробел в самой организации рабочего процесса. Еще один момент: а ваша команда знает, куда двигается компания? Познакомьте людей с бизнес-целями, и вы увидите, как вырастет их эффективность.

Выработайте критерии эффективности – KPI, представьте их коллективу и регулярно отслеживайте.

Кроме того, реальную картину бизнеса и работы сотрудников покажет текучка кадров, общая удовлетворенность команды и время, проведенное на рабочем месте, в сочетании с пользой от этого.

Каким образом можно определить эффективность труда

Неважно, это узконаправленный специалист или работник широкого профиля, выявить его эффективность можно по нескольким критериям.

Hard skills – профессиональные навыки. Их оценивают на практике, по результатам тестов, наблюдений, оценок экспертов и пр.
Soft skills – это навыки общения с коллективом, психологические качества. Умеет ли сотрудник быстро гасить конфликты, общается ли с коллегами, он лидер или исполнитель и пр.
Количественные показатели в сравнении с установленной нормой. Например, если вам надо отшивать по 5 пальто в день, а получается только 3, надо разобраться, почему именно так.
Лояльность и вовлеченность. Сотрудники сами должны быть заинтересованы в расцвете вашего бизнеса, в противном случае ничего не получится.

Разумеется, это не полный список критериев для оценки эффективности труда. Точные метрики зависят от специфики деятельности.

Почему важно следить за эффективностью сотрудников

Своевременная оценка этого показателя, а также его повышение, приводит к увеличению прибыли, улучшению атмосферы в коллективе, мотивации даже самых отстающих сотрудников. Кроме того, у людей появляется живой интерес к улучшению работы, они растут в профессиональном плане и сами предлагают идеи по улучшению рабочего процесса. Таким образом, повышается вовлеченность коллектива, а вместе с ней и ваша прибыль.

Методы оценки эффективности сотрудников

Система оценки эффективности должна быть реализована на каждом предприятии. Вот несколько актуальных методов, которые можно использовать для измерения эффективности.

Достижение целей. Важно, чтобы они были обозримыми и измеримыми, полностью понятными для сотрудников. Разработайте для них план на четкое время, а по его истечении измерьте результат.
Количество товаров и услуг. Но обязательно в связке с качеством. Проанализируйте, какая может быть норма, а потом оцените, выполняют ли ее сотрудники.
Обратная связь, или «метод 360 градусов». Позволяет сделать разностороннюю оценку сотрудника, включает мнение коллег, руководителей отделов, клиентов и даже партнеров. Подходит для тех компаний, где люди много и часто взаимодействуют друг с другом.
Продуктивность продаж и производительность сервиса. Включают сумму продаж, количество новых клиентов, расходы на их привлечение, скорость обработки заявок, удержание и пр.
Оценка результата. Иначе говоря, отслеживание бизнес-показателей без четкого контроля сотрудников. Если прибыль на высоком уровне, значит, команда справляется, и ограничивать ее дополнительным контролем не нужно.

И запомните главное: важнее качество, а не количество. Если человек делает свою работу хорошо, при этом успевает завершить все задачи на час раньше, отпустите его домой, не держите бесцельно в офисе. Это выступит дополнительным стимулом и мотивирует удерживать планку эффективности в дальнейшем.

Эффективные способы мотивации сотрудников компании

Мы рассмотрели принципы оценки работы сотрудников, но что делать, когда результаты оказались не очень? Попробуйте мотивировать коллектив:

Бонусами. Даже банальный «работник месяца» показывает эффективность, если только награда за него – не условная коробка конфет.
Разрядками. Высокий уровень концентрации сохраняется в течение короткого времени, потом надо передохнуть, отвлечься. Создайте подходящие условия для небольших перерывов: обустройте кухню, лаунж-зону, курилку, если позволяет площадь, то и целую комнату сна. Даже ученые уже доказали, что подремать полчаса днем полезно для здоровья и продуктивной работы.
Свободой действий. Ставьте перед командой задачи, а потом оценивайте результат, но не надо строго контролировать, сколько времени отнимает каждый этап. Дайте людям свободу самим распоряжаться рабочим днем. Даже если сегодня человеку надо уйти раньше, завтра он задержится и все сделает.
Постарайтесь минимизировать количество стресса. Да, полностью устранить его вряд ли удастся, но в ваших силах сделать все, чтобы его было как можно меньше. Постоянно ломающийся кулер, тормозящий компьютер, заевший замок в туалете – досадные мелочи, которые могут здорово отравить рабочий день.

Это лишь несколько советов, способных вывести отношения подчиненных и руководителей на новый уровень, а также повысить эффективность труда в целом. Если ощущаете, что с командой происходит что-то не то, записывайтесь к нам. Мы проанализируем ситуацию и вместе с вами найдем выход.