Что можно автоматизировать в HR?

Правильно настроенная автоматизация освобождает человека от рутинных задач и позволяет тратить больше времени на что-то творческое, интересное. С внедрением автоматизации повышается эффективность компании, сотрудники становятся более продуктивными, у руководителей освобождаются ресурсы для развития бизнеса. Как правило, в первую очередь это касается топ-менеджеров и отдела продаж. Автоматизация HR-процессов – то, о чем многие забывают или не считают нужным это делать. Разберемся, что вкладывается в это понятие, чем оно полезно для компаний и что конкретно можно поручить программам.

Как и зачем автоматизировать HR-процессы в компании?

Чем вообще занимается HR-менеджер? Спросите рядового сотрудника в компании, и, скорее всего, он назовет только подбор кандидата, рекрутинг и наем. На самом деле у этого специалиста намного больше функциональных обязанностей. Рассмотрим основные из них.

• Планирование кадровой политики. HR должен понимать, в каких отделах не хватает сотрудников, в какое время откроется новая вакансия, люди с какими навыками нужны компании. То есть HR вникает во все бизнес-процессы, понимает алгоритм развития фирмы, планирует пополнение кадров с четким расчетом времени найма. Кроме того, он заранее выстраивает дальнейшее продвижение нового сотрудника, разрабатывает своеобразную дорожную карту, по которой человек повышает скиллы, предполагает, какую должность сможет занять в будущем, как может меняться его уровень зарплаты. Эти данные можно озвучивать на собеседовании, чтобы соискатель сразу примерно понимал перспективы в компании, подходит ли ему работа.
• Рекрутинг и наем. Следующий «этап» – прием заявок от руководителей отделов: каких специалистов им не хватает? В заявке должен быть указан набор требований и непосредственно предложение. HR занимается размещением вакансий на тематических ресурсах, просмотром анкет откликнувшихся людей, отбором резюме. На этом этапе менеджер созванивается с соискателями или связывается с ними в мессенджере, а после назначает очное собеседование тем, кто прошел так называемый первичный отбор. Далее идет трудоустройство выбранного специалиста – прием на работу, оформление, знакомство с коллективом.
• Адаптация, мотивация, устранение конфликтов. HR-процессы – это не только управление персоналом, это еще и немного психология. Менеджер помогает новичку освоиться в команде, обустроить рабочее место, отвечает на возникающие вопросы, рассказывает о компании. Кроме того, HR работает с мотивацией всех членов команды, создает дружелюбную и комфортную атмосферу в офисе, интересуется личными и рабочими целями каждого сотрудника, направляет энергию специалистов в правильное русло. Словом, прилагает все усилия, чтобы человеку было комфортно в компании, чтобы он был для нее полезен, чтобы сама компания стала хорошим местом для личного и профессионального роста. Кроме того, в обязанности HR-менеджера входит разрешение конфликтов без негативных последствий для его участников, планирование карьерного роста каждого из специалистов, организация корпоративных мероприятий, тимбилдинг, разработка материальных и нематериальных мотивационных программ. Все это требует творческого подхода, глубокого понимания бизнес-процессов и знания психологии людей.
• Корпоративное обучение. Чтобы продвигаться по карьерной лестнице, необходимо постоянно повышать уровень знаний, приобретать новые навыки и умения. В особенности это касается IT-специалистов и других работников интеллектуальной сферы. Конечно, можно всю жизнь просидеть на одной должности и с одной зарплатой, но это скучно. К тому же руководители сами заинтересованы в продвинутых специалистах, которые смогут еще эффективнее развивать компанию. Поэтому организовывают корпоративные или индивидуальные курсы, отправляют сотрудников на повышение квалификации. Задача HR – собрать заявки от руководителей отделов, выбрать обучающую программу, составить план для каждого сотрудника, провести аттестацию по итогам. Важно, чтобы курсы не мешали основной работе и не отнимали слишком много личного времени – надо соблюдать баланс. Сюда же входит и обучение HR-специалистов. Для них это могут быть тренинги, курсы по психологии, новым инструментам для работы и другие программы, направленные на профессиональное развитие.

Например, уже многие записались на мероприятие для HR к нам: в феврале у нас стартует курс «Эффективные сотрудники». На нем мы разберем, как выстроить работающую систему мотивации, что делать, когда из компании уходят ценные кадры, как действительно управлять людьми, а не постоянно заниматься их набором. Будет интересно и результативно!

Так как и зачем автоматизировать процессы, которые мы разобрали ранее? Сначала ответим на вопрос «зачем». Автоматизация даст HR-специалисту свободное время и избавит от рутины. То, что можно передать программам и алгоритмам, следует им передать, чтобы выделить ресурсы на что-то более ценное и творческое. Например, вместо рутинных задач можно придумать активности для вечеринки или тимбилдинга, вместо просмотра тонны резюме – разработать индивидуальный план развития. Вариантов, чем можно заняться, пока часть работы HR делает машина, масса.

Теперь о том, как это сделать. Ответ – использовать современные технологии и программное обеспечение. Самый банальный пример – планировщики задач и настройка оповещений. Вместо того, чтобы рассылать корпоративные письма каждому сотруднику, можно отправить всего одно уведомление в CRM, которая используется у вас в компании. HR только раз нажмет на кнопку «Отправить», а сообщение увидят все. Тоже своего рода упрощение процессов.

Управление базовыми HR-сервисами

Начнем с объяснения, что это такое. HR-сервисы – это своеобразные услуги, которые менеджер оказывает другим членам команды. Как правило, они связаны с формальностями, с документами. Это оформление отпуска, больничного, отгула, прием заявлений и помощь в их составлении, контроль рабочего времени, отслеживание опозданий и пр. Кроме того, это выдача справок, которые могут понадобиться в других учреждениях: справка об официальном трудоустройстве, о зарплате (нужна, например, для получения кредита в банке). За этими документами тоже приходят к HR-менеджеру, и его задача – решить проблему сотрудника (то есть оказать ему эту услугу) максимально быстро.

Автоматизация в таком случае тоже может помочь. Один из вариантов – подача заявки сотрудниками, чтобы HR сразу видел, что и кому требуется, в отдельном окне/файле.

Как оптимизировать бизнес-процессы HR-отдела?

Мы проанализировали, кто такой HR-специалист, обязанности, которые на него возложены, рассмотрели несколько примеров, где можно применить автоматизацию. Теперь разберемся, как оптимизировать работу целого отдела по управлению человеческим ресурсом. Для удобства разобьем оптимизацию на этапы.

1. Структурировать процессы. Иначе говоря, привести их в порядок, разложить все по полочкам, избавиться от хаоса в делах. Составьте регламенты, пропишите функциональные обязанности HR-менеджера, разработайте дорожную карту. Далее сделайте схему поиска, набора и собеседования кандидатов, определите критерии, составьте алгоритм приема на работу и адаптации в коллективе. Приведите в порядок документы, разработайте базу знаний, сделайте информационный центр – словом, каждый менеджер должен понимать, где и какая информация находится, как получить к ней доступ.
2. Определить, какие конкретно процессы подлежат автоматизации. Проанализируйте, какая работа для HR-специалистов сопряжена с эмпатией и интеллектуальным трудом, а какую можно поручить роботам. Подумайте, какое программное обеспечение для этого понадобится, какие специалисты смогут его настроить. На этом же этапе проведите расчеты: сколько будет стоить автоматизация, где расходы можно сократить, а на чем экономить не надо.

Пример

Размещать вакансии, принимать заявки от соискателей, отправлять тестовое задание – для HR-специалистов это рутинные задачи. Конечно, их надо выполнять, но, используя автоматизацию, можно делать это в разы быстрее, освобождая ресурсы для чего-то более творческого и интересного. Управление рабочим временем, прием заявлений на отпуск, помощь новому члену коллектива в адаптации – все это тоже можно автоматизировать. Это могут быть онлайн-формы (самая простая – на базе Google), чат-боты и другие инструменты, через которые люди отправляют заявки и знакомятся с правилами компании.

Внедрить автоматизацию. Установить ПО или наладить инструменты, провести инструктаж всем сотрудникам отдела, прописать алгоритмы использования. На этом же этапе проводят тестирование системы – проверяют, все ли работает и корректно ли. После проверки идет презентация всему отделу и членам команды, которые будут использовать эти инструменты.

Исправить ошибки. Даже при внедрении автоматизации может иметь место человеческий фактор. Некоторые моменты вы не учтете сразу, они станут очевидны только при использовании инструментов. Например, кто-то из сотрудников компании заметит, что можно сократить количество шагов при подаче заявки через веб-форму. Соберите отзывы и рекомендации и подкорректируйте систему, чтобы ею было удобно пользоваться.

Оптимизацией процессов в отделе HR должен заниматься не один его руководитель. Лучше делать это совместно с директором и даже топ-менеджерами из других отделов – так эффективнее.

Что же в конечном итоге дает автоматизация HR-процессов

Очевидные плюсы такого решения:

• • Упрощение коммуникации с соискателями и уже сформировавшимся коллективом. Если вести общение в каком-либо онлайн-сервисе, менеджеру не нужно будет везде носить с собой блокнот и записывать номера телефонов с именами (или засорять память смартфона).
  • Эффективная HR-аналитика. Вы видите, кто и почему не подходит, соответствуют ли условия в компании ожиданиям кандидатов, на каком этапе появляется неудовлетворенность команды (зная причину, вы сможете повлиять на ситуацию), какой процент текучести кадров и пр. Все эти данные позволят понять слабые стороны фирмы, оперативно их устранить и найти точки роста.
  • Более быстрый наем сотрудников. Вы поймете, что идет не так (за счет аналитики), на каком этапе «отваливаются» кандидаты, какие каналы результативнее в плане привлечения соискателей.
  • Оперативный фидбек. Вне зависимости от результатов собеседования вы должны дать ответ человеку – подошел он или нет. Не всегда возможно сделать это сразу. Иногда надо проанализировать резюме и результаты личного общения с другими руководителями или директором, если они не могут сами присутствовать на собеседовании. Как правило, решение о приеме на работу или отказ сообщают по электронной почте, в мессенджере или по телефону. И каждый раз это лишняя трата времени HR-специалиста: сформулировать вежливый отказ и обосновать его, дозвониться или отправить письмо. Упростить задачу могут шаблоны, где есть заранее прописанные фразы и окончательное решение, остается только заполнить его.
  • Вся информация в базе. Разрозненные данные – одна из причин того, что вы можете что-то забыть или тратить много времени на поиск нужного. Используя программное обеспечение или онлайн-сервисы для автоматизации, можно настраивать уведомления, составлять базы знаний и держать все в одном месте, чтобы ничего не потерять и не забыть.
  • Контроль эффективности работы HR-отдела. Можно отслеживать, сколько вакансий и за какое время закрывают специалисты, чтобы анализировать их эффективность и пробовать новые методы.

Ради справедливости назовем и минусы автоматизации. Точнее, недостаток у нее только один – она применима не во всех случаях. Кроме того, результативность автоматизации зависит от того, как сотрудники ее внедряют и применяют.

Итак, когда автоматизация не поможет:

• • • Этап личного собеседования. Автоматически можно отсеять кандидатов во время приема заявок (с учетом опыта, квалификации и пр.), но пообщаться без непосредственного участия человека не получится. Здесь HR придется присутствовать. Это же касается принятия решения о том, подходит кандидат или нет. Проанализировать все факторы и определить окончательно тоже должен живой человек.
    • Поиск топ-специалистов. Если ищете сотрудника с уровнем Middle/Senior, необходимо личное участие, причем с самого первого этапа. Представьте: вы – специалист с репутацией, и сейчас в поиске новой работы. Одна компания предлагает вам пройти тест или заполнить анкету через чат-бота или другой сервис, а вторая приглашает на личное собеседование. Кого бы вы выбрали? Автоматизация в таком случае сыграет не в пользу вашей репутации, так как у соискателя сложится впечатление, что вы не слишком цените кадры, чтобы уделять им время.
    • Проведение корпоративных мероприятий, тимбилдинг. Общая деятельность, направленная на сплочение коллектива, требует непосредственного участия HR-менеджера.

В остальных случаях автоматизация – ваш надежный друг и помощник, призванный снизить нагрузку рутиной. Она заметно экономит время, позволяет упорядочить данные, собрать их в единую базу, помогает анализировать эффективность персонала и рационально распределять ресурсы, требуемые для набора людей.

Что использовать для автоматизации HR-процессов

Для ее внедрения можно применять онлайн-сервисы и инструменты, например:

• • • Веб-формы. Мы уже упоминали продукт Google. В таком формате можно проводить опросы, тестирование, подавать заявки.
    • CRM-система. Она вообще может стать вашей корпоративной базой, где будут появляться уведомления сотрудникам, отметки об отпусках, больничных, отгулах, рабочем времени и пр. Все в одном месте – дополнительное удобство.
    • Приложения, чат-боты. Функционал очень широкий, его можно адаптировать конкретно под вашу компанию. Это база знаний, краткая инструкция для новичков, свод правил компании, оповещение о важных событиях и мероприятиях, ответы на часто задаваемые вопросы, прием заявлений от сотрудников и пр.
    • Обучающие системы. Можно настроить программу обучения и тестирования в автоматическом режиме.

Кроме того, это еще аналитика, отчетность, формирование графиков, сигнализирующих об эффективности работы.

Возможностей для автоматизации масса. Если в вашей компании есть трудности с набором или управлением персоналом, приглашаем на наш курс – на нем мы ответим на все вопросы и проработаем сложности.